Paper Review 4 - Dari order-to-cash ke wall-to-wall: Empat Implementasi SAP di Smithfield Foods

Kasus ini membahas transformasi system informasi di Smithfield Foods, sebuah perusahaan pengolahan daging babi di Amerika Serikat. 

Pada tahun 2005, Mansour Zadeh, CIO perusahaan, memulai penggantian sistem order management lama dengan modul SAP SD (sales and distribution) di salah satu divisi operasi independen perusahaan. Transformasi ini berakhir pada 2017 ketika keseluruhan perusahaan mengalihkan operasi bisnis ke sistem SAP R/4 HANA. 

Pada tahun 1981, Smithfield mengakuisisi Gwaltney Foods. Kompetitor utama perusahaan saat itu. 25 tahun setelah itu, akuisisi perusahaan lain terus berlanjut seperti Patrick Cudahy Inc., John Morrell & Co, Eckrich, Farmland Foods, dan beberapa perusahaan peternakan dan pemrosesan makanan lainnya. Smithfield memiliki banyak fasilitas peternakan babi dan fasilitas pengemasan daging. Awalnya Smithfield mengoperasikan sendiri perusahaan pengirimannya, namun kemudian dijual karena bukan core competence perusahaan

Pada tahun 2016, ada 4 divisi bisnis:

1. Daging Segar
2. Daging Kemasan
3. Produksi ternak babi
4. Internasional 

Fokus dari case ini adalah Divisi Daging Segar dan Daging Kemasan, yang merupakan 2 produk utama.

Ekspansi agresif Smithfield, yang telah disebutkan sebelumnya, menyebabkan masalah jaringan operasi dan informasi yang kompleks. Perusahaan yang diakuisisi memiliki system informasi yang berbeda beda dan tidak kompatibel satu sama lain. Pada tahun 2004, 3 anak perusahaan utama Smithfield saja memiliki system informasi yang berbeda beda.

Implementasi SAP di Smithfield:

Pertama: Memperbaiki Sistem OTC di Smithfield Packing

Pada tahun 2004, manajemen Smithfield Packing menyadari bahwa proses OTC (over the cash)

Order management system yang lama menggunakan Bahasa pemrograman DIBOL dan hanya tersisa beberapa orang saja di Smithfield yang memahaminya

Walaupun akuisisi banyak perusahaan memberikan benefit operasional dan ekonomi, Smithfield Packing saat itu menghadapi krisis akibat ketidakmampuan system informasi dan teknologi

Akhirnya, Smithfield Packing mengunjungi Farmland Foods (perusahaan yang 1 induk) yang telah menggunakan SAP R/3 dengan sukses dan memutuskan untuk menggunakan system yang sama 

Ada beberapa alasan mengapa SAP yang dipilih:

SAP memerlukan kustomisasi yang lebih sedikit disbanding software ERP yang lain. Kebanyakan fungsi bisnis di Smithfield sudah sesuai dengan fungsi standard SAP

Karena Farmland Foods sudah menggunakannya, jadi sudah terbukti bisa digunakan dengan baik di industry peternakan dan pemrosesan daging

Akhirnya, Smithfield membeli modul SAP SD (sales and distribution) untuk menggantikan system OTC yang lama

Smithfield menghemat ratusan ribu dolar dengan memilih SAP. Sebuah perusahaan bernama Marin County menghabiskan US$30 juta untuk proyek implementasi ERP dan gagal. Artinya investasi untuk ERP ini risikonya tinggi.  

Implementasi SAP SD membuat Smithfield mampu memberikan informasi kepada customer dengan lebih cepat. Juga mempermudah mengelola customer relationship mulai dari sales inquiry, sales order, shipping, hingga billing

Kedua: Aplikasi dari Farmland

Pada tahun 2008, COO Smithfield dijabat oleh orang yang sebelumnya menjabat direktur Farmland

Dia menyadari bahwa walaupun Smithfield sudah mengimplementasi SAP SD, bagian lain dari perusahaan (perencanaan produksi, purchasing, dll) masih menggunakan system yang sudah using

Akhirnya, Smithfield menambahkan 4 modul SAP: 

• MM (materials management)
• PP (production planning)
• FI (financial accounting)
• CO (controlling).

FI dan CO diimplementasi duluan karena terkait erat dengan SD, baru setelah itu MM dan PP menyusul. Smithfield Packing mengoperasikan 15 plant dan implementasi dilakukan bertahap dengan 2 plant tiap bulan. Implementasi selesai dalam waktu setahun

Implementasi tahap 2 ini membuat Smithfield mampu melakukan centralized production scheduling dan mengupdate inventori barang jadi secara real time; membuat laporan finansial dan manajerial secara cepat, dan visibilitas inventori yang lebih baik

Ketiga: Integrasi SAP antara Smithfiels Packing dan Farmland

Setelah implementasi tahap 2, baik Smithfield maupun Farmland menjalankan ERP yang sama, namun belum terintegrasi dan masih beroperasi secara independent

Pada tahun 2014, Smithfield Packing dan Farmland Food melakukan merger. Awalnya, SAP Farmland menangani sales and distribution, finished goods inventory, dan logistic. SAP Smithfield menangani financial accounting, production planning, dan purchasing

Hal ini menyebabkan masalah integrasi dimana produksi yang dicatat oleh SAP Smithfield harus dijual menggunakan SAP Farmland. Akhirnya, manajemen membuat software perantara/middleware seperti pada gambar

Hasilnya, sales dan logistic berhasil disatukan ke dalam system yang sama. Shipment kepada customer juga berhasil dikurangi biayanya 

Keempat: One Smithfield

Setelah tahap 3, Smithfield menargetkan agar seluruh entitas perusahaan menggunakan system informasi yang sama. Pada tahun 2015, SAP mengumumkan akan menghentikan dukungan untuk SAP R/3 dan mengonversi semua customer ke SAP R/4

Implementasi dilakukan dalam 2 tahap. Pertama operasi John Morrell mengadopsi SAP R/4. Baru kemudian sisanya ikut mengimplementasi

Implementasi SAP R/4 ini membuat akuisisi yang berikutnya dilakukan lebih mudah karena langsung bisa mengadopsi ERP yang sudah ada

Tantangan dalam Implementasi SAP di Smithfield:

Memilih Industrial Solution Package yang Tepat:

Untuk mempercepat proses implementasi, SAP menyediakan package dasar yang disesuaikan dengan industry tertentu. Packages ini disebut IS (Industrial Solution), misalnya SAP IS Oil untuk industry migas, SAP IS Retail, SAP IS Pharma.

Untuk implementasi awal, Smithfield memilih SAP IS Oil karena ada kemiripan antara industry migas dengan industry pemrosesan hewan ternak. Jika di Industri migas itu berbagai jenis produk olahan minyak bumi berasal dari 1 jenis bahan (crude oil), disini juga sama. Semua hasil olahan ternak babi berasal dari hewan babi (pork)

Business Process Reengineering:

Seringkali, software default SAP tidak 100% sesuai dengan proses bisnis yang sedang berjalan. 

Ada 2 pilihan: 

pertama memodifikasi coding system ERP sehingga sesuai dengan proses yang saat ini berjalan. Kekurangannya meningkatkan biasa kustomisasi dan meningkatkan risiko eror Ketika disambungkan dengan modul ERP yang lain

kedua melakukan BPR. Dalam hal ini, software dibiarkan apa adanya untuk mencegah eror dan yang diubah adalah business process perusahaan

Kustomisasi system dan integrasi software pihak ketiga:

Ada 3 aspek software yang dikustomisasi oleh Smithfield: kecocokan proses, software, dan aturan pemerintah; integrasi dengan software pihak ketiga yang lain; dan proses yang belum bisa ditangkap oleh fungsi dasar SAP

Alasan pertama diselesaikan dengan mengkustomisasi SAP. Hal ini perlu karena beberapa proses pengolahan ternak sudah rigid diatur pemerintah sehingga softwarenya yang harus menyesuaikan

Alasan kustomisasi kedua diselesaikan dengan membuat middleware atau software perantara. Ilustrasinya dapat dilihat di halaman berikut. Alasan ini muncul karena Smithfield masih menggunakan software selain SAP untuk document flow, forecasting, document scanning, label printing, dll

Alasan kustomisasi ketiga adalah karena terdapat satuan yang berbeda pada penghitungan, yaitu berat dan buah. Untuk produk olahan, beratnya pasti sama semuanya. Tapi untuk produk daging segar, pasti ada variabilitas antar potongan daging, walaupun semuanya dianggap 1 buah. Solusinya menerapkan system Catch Weight Management (CWM) dari SAP

Model Proyek Implementasi SAP di Smithfield:

Isu yang sering dihadapi dalam implementasi ERP adalah kurang jelasnya siapa pihak yang bertanggung jawab atas proyek. Untuk itu, Smithfield membentuk struktur proyek implementasi pada tahun 2005.

Divisi Business Functionality berisi representative tiap unit bisnis seperti sales, manufacturing, accounting, dll. Di divisi ini tiap unit menyepakati business process yang akan dijalankan masing-masing pihak sehingga Divisi Technology Group dapat mengkustomisasi SAP nya

Divisi Technology berfungsi memodifikasi software, integrasi SAP dengan software lain, dan konfigurasi database serta server

Divisi OCM bertugas mengomunikasikan perkembangan proyek baik di internal tim maupun untuk Smithfield secara keseluruhan

Divisi Deployment bertugas memastika proses bisnis tetap berjalan selama proyek implementasi SAP ini dengan membuat rencana teknis tanggal, pembagian penanggung jawab, dll

Model Operasi Teknologi Informasi:

Karena strategi Smithfield berubah dari yang awalnya sekumpulan unit perusahaan dengan system informasi yang berbeda menjadi One Smithfield, organisasi perusahaan menjadi lebih tersentralisasi. Akibatnya, tim IT juga harus ikut menyesuaikan

Strategi One Smithfield diterjemahkan menjadi One IT

Kesimpulan:

Keputusan menggunakan system informasi untuk perusahaan secara keseluruhan tidak mudah. Rata-rata biaya implementasinya saja mencapai US$4,5 juta dan 93% dari implementasi melibatkan kustomisasi software

Sistem ERP yang telah sepenuhnya berfungsi memberikan perusahaan benefit berupa:

• Meningkatnya skala ekonomi karena optimasi logistic, centralized-planning, inventory yang real time, dan aliran informasi yang lebih baik
• Mejadikan informasi bisnis untuk kebutuhan manajerial sangat real time
• Meningkatkan ketepatan pengambilan keputusan 
• Memiliki system pelaporan bisnis yang terintegrasi dengan seluruh entitas perusahaan

Namun, risikonya juga besar. Kegagalan implementasi ERP dapat menyebabkan disrupsi bisnis, kerugian keuangan, hingga kebangkrutan. Pada tahun 2015, terdapat 21% implementasi ERP yang dikategorikan gagal dan hanya 69% perusahaan mau menggunakan vendor ERP yang sama